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業務の生産性を下げる要因

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時間は限りある資源です。1日は24時間しかなく、その中でも実際に仕事に使える時間は多くはありません。つまり、使える時間帯を確実に使うことが重要となります。しかし仕事場には時間を食い、生産性を下げる要素が常に存在しています。このセクションではそのような代表例について検討し、貴重な時間を奪われないための解決策を考えます。

おしゃべりな同僚

あらゆる最新ニュースを知っていて、うわさ話をしたがっている人々。このような話を聞くのは面白いかもしれませんが、仕事の生産性が上がるはずもありません。このような人が近づいてくるのが見えたら、クライアントと話しているふりをしたり、机を離れるのもよいかもしれません。彼らは刺激的な話を言いたくてうずうずしているので、待つのは得意ではありません。あなたがいなければ誰か別の人のところへ行くでしょう。そしてあなたは時間を有効に使えるというわけです。

SNSの引力

手軽にインターネットに接続できる環境では、メールやFacebook、Twitterを1日に何回もチェックしてしまう傾向があります。仕事関連のアカウントを何回もチェックするのは問題ないでしょうが、SNSのページを更新するのは我慢したほうがよいでしょう。職場では業務関連のサイトに制限し、生産性の低下を避けましょう。上記のような理由で、会社によっては会社のサーバーで大手SNSの使用を禁止しています。

コミュニケーションの機能不全

仕事場では日々多くの情報が複製されているにもかかわらず、明確で組織的な伝達体制がないことも珍しくありません。ある会議に出席せよという連絡が複数のルートから来ることもあるでしょう。また例えば、多くの電話やメールをひとりの社員にやらせる、といったような生産性の低いやり方で時間を無駄にしていることもあります。このような場合、職場の皆が見られるような電子掲示板を設置し、職場の予定について定期的に更新すれば効率を上げることができるでしょう。同様に、あるプロジェクトに関わっている全員が必要な情報に容易にアクセスできる環境を整えるべきでしょう。さもないと、すでに分かっている情報を多くの時間を無駄にしてわざわざ探すことになります。

パワーナップをとらない

仕事中に短い休憩を取ると能率が上がるということは科学的に証明されています。短い睡眠で頭をリフレッシュさせると、単語パズルやジグソーパズルを早く解けることも分かっています。パワーナップとは食事(通常は昼食)の後にとる短い休憩のことで、机に再度向かう前に活力を取り戻すことができます。定期的な休憩を取らずにしのごうとすると、生産性が落ちるだけです。

結論として、職場で生産性を下げるような要因を認識し、それを避けるようにすれば仕事に役立つでしょう。もし上記のような状況にいることが分かっても、どう対処し、生産性を保てばよいか理解してもらえたと思います。

 

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